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Unternehmen haben für die digitale Rechnungstellung bis Anfang des Jahres Zeit. migue fernández Digitale Rechnungen Zwischen Vertrauen und Verunsicherung: Wie kleine Unternehmen in Spanien auf Verifactu reagierenSteuerberater beruhigen: Wer bisher nicht zur Rechnungsstellung verpflichtet war, bleibt davon weiterhin ausgenommen
Nuria Triguero
Málaga
Sonntag, 14. Dezember 2025
Der Jahreswechsel 2026 rückt näher – und mit ihm wächst bei vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) sowie Selbstständigen in Spanien die Unruhe. Grund ist das neue Regulierungswerk zum Ausstellen digitaler Rechnungen (RRSIF), besser bekannt unter seinem Kürzel Verifactu. Dieses Regelwerk soll ab dem kommenden Jahr einheitliche Standards für Rechnungssoftware schaffen und Manipulationen verhindern, etwa durch doppelte Buchführung oder nachträgliches Ändern ausgestellter Rechnungen.
Wer nach dem 1. Januar 2026 (für Unternehmen) oder dem 1. Juli (für Selbstständige) weiterhin mit einem nicht zertifizierten Rechnungsprogramm arbeitet, riskiert empfindliche Strafen: Nutzer nicht genehmigter Software müssen mit Geldbußen von bis zu 50.000 Euro rechnen, bei Softwareherstellern drohen bis zu 150.000 Euro sowie ein sofortiges Verkaufsverbot. Seit Juli dieses Jahres darf ohnehin keine nicht zertifizierte Anwendung mehr vertrieben werden.
Fehlende Information, wachsende Unsicherheit
In Andalusien häufen sich die Anfragen an Steuerberater. «Viele Mandanten sind verunsichert, weil im Internet viel Falsches verbreitet wird», sagt Rubén Candela, Gründer einer Steuerberatung in Málaga. Besonders Softwareanbieter schürten Ängste, um ihr Produkt zu verkaufen. Hinzu kommt die Verwechslung mit der geplanten Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung, die aber noch keinen Starttermin hat.
Einer der häufigsten Irrtümer: dass künftig jedes Geschäft über jede Transaktion eine Rechnung ausstellen müsse. «Das stimmt nicht», betont der nationale Verband der Verwaltungsberater. Verifactu betrifft nur Unternehmen und Selbstständige, die ohnehin elektronische Rechnungen erstellen. Wer Belege per Hand, mit Word oder Excel schreibt, kann das weiter tun.
«Ein Obstverkäufer auf dem Markt, der nur bei Bedarf eine Rechnung ausstellt, muss nichts ändern», erklärt Manuel Méndez, Dekan des Verbands der Wirtschaftswissenschaftler in Málaga. Nur wer elektronische Belege über eine Kasse oder Software erstellt, müsse sicherstellen, dass das System zertifiziert ist.
Anpassung ja, aber kein Alarmismus
Der Kern der Reform richtet sich an kleinere Unternehmen und Selbstständige, die softwaregestützte Rechnungen erstellen. Großunternehmen mit mehr als sechs Millionen Euro Umsatz melden ihre Daten ohnehin schon im Rahmen des 'Suministro Inmediato de Información'.
«Es ist keine Katastrophe, nur eine Umstellung», beruhigt Candela. «Vor allem geht es um Transparenz. Änderungen an ausgestellten Rechnungen bleiben möglich, aber nur noch über eine klar dokumentierte Korrekturrechnung.»
Auch Ana María Feria, Steuerrechtsexpertin bei Montero Aramburu & Gómez-Villares Atencia, warnt vor Panikmache: «Nicht beunruhigen, sondern vorbereiten. Zwei Monate für Gesellschaften und acht für Selbstständige – das ist machbar, solange man sich jetzt darum kümmert.»
Viele Firmen empfinden die Reform jedoch als eine weitere bürokratische Last in ohnehin dichten Regelwerken – von Datenschutz über Arbeitszeiterfassung bis Gleichstellungspläne. «Viele fühlen sich überfordert», bestätigt Méndez. «Aber Hysterie ist fehl am Platz.»
Kosten der Umstellung
Die Modernisierung hat ihren Preis, bleibt aber überschaubar. Softwareanbieter erhöhen teils ihre Gebühren, manche Betriebe müssen Hardware oder Cloud-Dienste aufrüsten. Viel entscheidender ist laut Feria «die Zeit, die Selbstständige in die Umstellung investieren müssen». Lorena García von der Handelsföderation Málaga sieht darin ein strukturelles Problem: «Viele kleine Unternehmer verstehen die technischen Anforderungen noch gar nicht. Es existiert eine deutliche digitale Kluft.»
In der Gastronomie wird das ähnlich gesehen. «Verifactu ist wieder eine zusätzliche Belastung für einen Sektor, der ohnehin mit steigenden Kosten kämpft», meint Ana Pérez Marcos vom Verband Mahos.
Für Kleinunternehmer mit wenigen Rechnungen bietet die Steuerbehörde AEAT eine kostenfreie Anwendung an. Damit können Rechnungen erstellt und in Echtzeit an die Behörde übermittelt werden – ideal für Freiberufler ohne teure Software.
Kontrolle in Echtzeit?
Der Vorwurf, Verifactu mache die Finanzbehörde zum 'Großen Bruder', trifft nur teilweise zu. Nutzer können zwischen zwei Modi wählen: Im Modus 'Verifactu' werden Rechnungsdaten automatisch weitergeleitet, im Modus 'No Verifactu' verbleiben sie beim Unternehmer und werden nur im Prüfungsfall übermittelt. Nur die kostenlose App der AEAT nutzt ausschließlich die erste Variante.
Welcher Modus sich eignet, hängt vom Geschäftsmodell ab, erklärt Feria: «Kleine Betriebe mit wenigen Kunden fahren oft besser mit der App. Größere Unternehmen können sich ein eigenes System leisten.»
Am Ende, so Candela, ist Verifactu weniger Bedrohung als längst überfällige Modernisierung. «Es geht nicht um Kontrolle, sondern um Vertrauen – und das entsteht, wenn alle nach denselben Regeln arbeiten.»
Verband der Selbständigen fordert einjährigen Aufschub
Der Vizepräsident des Unternehmerverbands CEOE und Präsident Verbands der Selbständigen ATA, Lorenzo Amor, hat gefordert, die Verpflichtung zur Einhaltung der neuen Steuervorschrift VeriFactu um ein Jahr bis 2027 aufzuschieben, nachdem die Steuerbehörde begonnen hat, Unternehmen elektronische Benachrichtigungen zu schicken, um sie die Vorschrift zur neuen Rechnungsstellung zu erinnern.«Machen Sie die Selbstständigen, KMU und Berater, die mit uns zusammenarbeiten, nicht verrückt», erklärte Amor in einer Nachricht im sozialen Netzwerk X und erinnerte daran, dass die elektronische Rechnungsstellung für Selbstständige und KMU erst ab 2028 obligatorisch sein wird.